Im HR-Controlling bildet eine zuverlässige und aussagekräftige Planung der Personalkosten den Grundpfeiler für wirtschaftliches und vorausschauendes Handeln. Kosten und Bedarf verbindlich planen ─ diese Aufgabe stellt HR-Controller in mittelständischen und großen Unternehmen oft auf den Prüfstein. Je größer die Mitarbeiterzahl, desto größer auch die Menge an zu verarbeitenden Daten.
Hinzu kommen zum Teil Zeitdruck sowie knappe Mitarbeiter-Ressourcen in den HR-Abteilungen. Bei dieser Herausforderung hängt viel von der Software-Umgebung ab, die dem Ausführenden bei seinen Berechnungen zur Verfügung steht. Arbeiten Verantwortliche zum Beispiel mit nicht speziellen Programmen wie Tabellenkalkulationen, lassen sich Planungssimulationen nur sehr umständlich durchführen, rollierende Forecasts und gewünschte Ad-hoc-Auswertungen schwierig erstellen.
Auch herkömmliche Controlling-Anwendungen erwiesen sich in der Vergangenheit als nicht passgenau für die Bedürfnisse eines HR-Mitarbeiters. In ihnen sind keine spezifischen HR-Funktionen hinterlegt und die Aggregationsebene ist zu hoch, was die Verknüpfung der Datensätze mit Daten aus anderen Quellsystemen verkompliziert. Personalinformationssysteme (HCM) und Entgeltabrechnungen wie Paisy auf der anderen Seite bieten keine anwenderorientierten Planungsfunktionen und sind dadurch unflexibel.
Um die eben beschriebene Lücke zwischen Finanz- und HR-Controlling zu schließen, entwickelte das Münchner Softwareunternehmen Software4You Planungssysteme GmbH seine Lösung 4PLAN HR. Als Alleinstellungsmerkmal ermöglicht die Spezialsoftware ihren Anwendern eine kombinierte HR- sowie Finanzsicht. Inzwischen verwenden über 150 Unternehmen die Produktfamilie im HR-Controlling. Der folgende Beitrag beschreibt zum Ersten die Vorzüge von 4PLAN, die eine aktuelle Anwenderbefragung ergab. Zum Zweiten zeigt er ihren Einsatz im HR-Controlling der Jungheinrich Aktiengesellschaft.
4PLAN HR in der BARC-Anwenderbefragung „THE Planning Survey 16“
Hohe Flexibilität und eine große Bandbreite an Planungsfunktionalitäten attestieren dem Tool seine Nutzer auf Unternehmensseite. Zu diesem Ergebnis kommt die Anwenderbefragung „BARC THE Planning Survey 16“, an der Software4You 2016 erstmalig teilnahm. Punkten konnte die Spezialsoftware vor allem in den Kategorien Planungsfunktionalität und Competitive Win Rate.
Die „THE Planning Survey 16“ gilt als weltweit größte unabhängige Umfrage zur Nutzung von Planungswerkzeugen im deutschsprachigen Raum. Die Anwenderbefragung des Forschungs- und Beratungsinstituts für Unternehmenssoftware BARC aus Würzburg hat es sich zur Aufgabe gemacht, den Markt für alle Akteure transparenter zu machen und Unternehmen bei der Entscheidungsfindung für passende Produkte und Anbieter zu unterstützen. Grundlage hierfür sind Stärken und Schwächen verschiedener Lösungen aus Kundensicht sowie die Meinungen unabhängiger Berater und Analysten.
Software4You wird in drei ihr zugewiesenen Vergleichsgruppen mit Mitbewerbern verglichen, wobei konkrete Anwender in den Unternehmen die Bewertung vornehmen. Die Gruppen sind „Flexible Planungslösungen“, „DACH-fokussierte Anbieter“ und „Performance Management-Spezialisten“. In allen zugeordneten Gruppen belegt Software4You die ersten Plätze der Kategorien „Planungsfunktionalität“ und „Competitive Win Rate“, also der Überzeugungsstärke bei der Projektgewinnung im direkten Wettbewerb.
Leichte Integration in die Systemlandschaft, Vorteil im HR-Controlling
In der Vergleichsgruppe „Flexible Planungslösungen“ belegt Software4You in der Kategorie „Predefined Data Connections“ den 2. Platz. Mit seinen eigenentwickelten Produkten zur Datenintegration 4IMPORT und 4PLAN SAP Integration unterstützt der Anbieter seine Kunden mit einfacher Implementierung 4PLAN HRs in bestehende Systeme. HR-Controller führen mit 4PLAN HR auch Vertriebs- oder Investitionsplanungen und Tantieme-Ermittlung durch. Diese Anpassungsfähigkeit wissen sie zu schätzen: In der Kategorie „Flexibilität“ erreicht Software4You in der Vergleichsgruppe DACH-fokussierte Anbieter den 2. Platz.
4PLAN im Einsatz bei Jungheinrich
Auch die Jungheinrich Aktiengesellschaft mit Sitz in Hamburg vertraut seit über 10 Jahren auf 4PLAN. Das Unternehmen verfolgt ehrgeizige Ziele, um den Umsatz zu pushen: Laut Agenda 2020 fließen Millionenbeträge in die technische Entwicklung. Unter anderem soll das boomende Geschäft mit Komplettlösungen in der Lagerlogistik ausgebaut werden. Zusätzlich zum Wachstum des weltweiten Personalbestands sollen unter anderem den eigenen Mitarbeitern unterbreitete, flexiblere Arbeitszeitmodelle zur Steigerung der Produktivität führen. In 28 deutschen Standorten arbeiten 6.128 Menschen fest für Jungheinrich. Das deutsche HR-Controlling für 50 verschiedene Tätigkeitsbereiche wird zentral in Hamburg gesteuert. Hier laufen die Personaldaten zusammen, die bisher noch nicht komplett mit einer einheitlichen Software an allen Standorten erfasst werden. Eine Software-Standardisierung steht ebenso oben auf der Agenda, um die Qualität der Daten und Ergebnisse zu gewährleisten. Thomas Müller, fachlicher Gruppenleiter HR-Controlling in der Hamburger Zentrale und seit 35 Jahren im Unternehmen, treibt dieses Projekt voran. „Das Abrechnungssystem Paisy kommt in die Jahre und Experten sind immer schwieriger zu rekrutieren“, erklärt der gebürtige Würzburger. Eine einheitliche ERP-Landschaft sei das Ziel.
Seit 2003 arbeitet die Hamburger Jungheinrich-Zentrale für Forecasts intensiv mit dem Personalkostenplanungstool 4PLAN aus dem Hause Software4You. Seine Daten bezog 4PLAN bisher aus dem Abrechnungssystem Paisy – doch seit Januar 2015 nimmt SAP HCM diese Rolle ein. Die Lösung „S4U-Connector“ realisiert dank Schnittstelle den Datentransfer von SAP zu 4PLAN ohne Probleme. „Die Kostenplanung für tausende Mitarbeiter ist nicht mal eben so gemacht“, verdeutlicht es der 51-Jährige. Es kommt auf das optimale Zusammenspiel der Systeme an: „Die Schnittstellen sind das A und O – da hat 4PLAN-Anbieter Software4You mit dem S4U-Connector richtig gut vorgesorgt.“
Für die 4PLAN-Anwender bei Jungheinrich bleibt alles beim Alten. Die Datenbasis fügt sich nahtlos in die bestehende SAP-Oberfläche ein, wird kontinuierlich gepflegt und harmoniert mit der dort seit über zehn Jahren bewährten Personalkostenplanungssoftware 4PLAN. Die Personalkostenplanung berücksichtigt zukünftige Änderungen von Rahmenbedingungen bei Tarif- und Sozialversicherungsregeln, Leistungen, wie dem freiwilligen Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Versetzungen sowie Ein- und Austritten. Die Aussagen des Plans helfen dem Vorstand auch bei der Einschätzung der gesamten Personalentwicklung. Wie unterscheiden sich die Krankenraten bei den Fachberatern, Werkern, Kundendiensttechnikern, Werkstatttechnikern oder Innendienstlern? Wie steht es in den Ebenen mit der Fluktuation? Einige Wissensträger gehen in den nächsten fünf Jahren in Rente: Wie begegnen wir dem demografischen Wandel?
Im Umstellungsprozess des Daten-Imports machten sich die Jungheinrich-Mitarbeiter auch an die Überarbeitung und Vereinfachung der 4PLAN-Planungsgrößen. Durch den Einsatz der neusten 4PLAN-Version konnte die Rechenlogik so vereinfacht werden, dass nur noch ein Viertel der vorherigen Planungsgrößen nötig sind. Ganz im Sinne von Gruppenleiter Thomas Müller: „Wer sich im Detail verstrickt, läuft Gefahr, den Überblick zu verlieren.“ Und damit fährt er gut, denn vergleicht er seine Forecasts mit den tatsächlichen Ergebnissen, erzielt er immer extrem gute Prognosen. Angesichts der Wirtschaftslage weiß Müller jedoch genau: „Es gibt immer Einflussgrößen, die nicht planbar sind.“ Und wenn seine Kalkulation abweicht, liefert 4PLAN eine schnelle Antwort. „Die Datenqualität ist einfach top und somit auch die Steuerungs- und Kontrollmöglichkeit. Es ist jederzeit eine bis auf Kostenstelle und Mitarbeiter genaue Aussage möglich. Wenn der Vorstand zum Beispiel wissen will, was die in der Nachkommastelle geänderte Tariferhöhung Jungheinrich kostet, kann ich mit 4PLAN in maximal zwei Stunden einen belastbaren Bericht liefern“, versichert Müller.
Über die Software4You Planungssysteme GmbH
Seit Unternehmensgründung im Januar 1999 bietet die Münchener Software4You Planungssysteme GmbH branchenübergreifende Produkte und Beratungsdienstleistungen im Bereich Business Intelligence an. Der Fokus des Teams um die Geschäftsführer Hanns-Dirk Brinkmann und Stefan Marc Ebbinghaus liegt dabei auf 4PLAN, einer standardisierten Planungs- und Controllinglösung für den HR-Bereich. Im deutsch- und englischsprachigen Raum nutzen das Produkt 4PLAN aktuell rund 150 große und mittelständische Unternehmen. Mehr auf www.software4you.de
Über Jungheinrich
Jungheinrich gehört zu den international führenden Unternehmen in den Bereichen Flurförderzeug-, Lager- und Materialflusstechnik. Als produzierender Dienstleister und Lösungsanbieter der Intralogistik steht das Unternehmen seinen Kunden mit einem umfassenden Produktprogramm an Staplern, Logistiksystemen, Dienstleistungen und Beratung zur Seite. Die Jungheinrich-Aktie wird an allen deutschen Börsen gehandelt. Mehr auf www.jungheinrich.com
Fotos Quelle: Software4You Planungssysteme GmbH / Jungheinrich